Zapytanie ofertowe
Fundacja Marty Chojnowskiej „Przerwij Ciszę” z siedzibą w Płocku przy ul. Sienkiewicza 3/22, KRS 0000282692 przesyła zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu wraz z wykonaniem raportu do projektu „Wędrując z godnością ku samodzielności”
współfinansowanego ze środków PFRON w ramach Konkursu „Kurs na samodzielność – zwiększenie aktywności osób niepełnosprawnych w życiu społecznym” o zlecenie realizacji zadań w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych na podstawie umowy ZZO/000418/BF/D z dnia 12 kwietnia Aneks nr 1 z dnia 23.05.2018r
I. Wprowadzenie:
1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113 poz 759 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”
2. Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim;
4. Zapytanie jest prowadzone ramach projektu „Wędrując z godnością ku samodzielności” współfinansowanego ze środków PFRON
II. Nazwa oraz adres zamawiającego
Fundacja Marty Chojnowskiej „Przerwij Ciszę” 09-402 Płock ul. Sienkiewicza 3/22
KRS 0000282692
Projekt pt. „Wędrując z godnością ku samodzielności” – realizowany jest w ramach umowy wieloletniej OD 01.04.2017R DO 31.03.2019R
Audytowi podlega drugi okres finansowania – od 01.04.2018- do dnia rozpoczęcia audytu.
Koszt drugiego okresu finansowania projektu: 552,200,00 zł
Kwota dofinansowania ze środków PFRON: 523,400,00 zł
Liczba dokumentów finansowych: ok. 250
Termin przeprowadzenia audytu: 15.03.2019 r. – 31.03.2019 r.
Termin oddania raportu z audytu: do 20.04.2019 r.
III. Cel audytu
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/ projekt jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
Audyt obejmuje w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
a. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
b. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania),
c. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
d. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania,
e. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
f. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. weryfikację sposobu monitorowania zadania przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu,
5. o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
6. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
7. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania,
8. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych(Dz. Urz. MF z 2016 r. poz. 28)
Wymagania dotyczące podmiotu przeprowadzającego audyt:
1. podmiot powinien posiadać niezbędne doświadczenie oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu
2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
a. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
b. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 10 zadania/projekty),
c. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
d. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
3.Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).
4.Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
e. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
f. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
g. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
5.Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
6.Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
7.Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
h. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
i. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
j. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
k. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
l. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
m. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
n. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
8.Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
9.Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności (wzór w załączeniu). Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego
1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
2. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania,
5. całkowitą wartość zadania w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania oraz zwięzły opis audytowanego zadania,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
3. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego
Oferty cenowe proszę przesłać mailem do dnia : 25.02.2019r.. na adres: biuro@przerwijcisze.org lub pocztą tradycyjną/kurierem na adres :
Fundacja Marty Chojnowskiej „Przerwij Ciszę”
09-402 Płock
ul. Sienkiewicza 3/22
z dopiskiem: oferta audytu
Decyduje data wpływu.
Informacje dodatkowe:
Prawo wyboru oferenta przysługuje Zamawiającemu. O wyniku konkursu ofert zostanie poinformowany wyłącznie wybrany podmiot do dnia 28.02.2019 roku.
Kryteria oceny ofert.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium:
1. Cena 60%,
2. Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych – 40% ,
Procent spełnienia kryterium cechy będzie ustalany wg wzoru:
X% cechy ceny = 60% x najniższa oferowana cena/cena danego oferenta
X% cechy ilości audytów = 40% x ilość wskazana przez danego oferenta/ największa ilość wskazanych audytów. 40% otrzyma wykonawca, który wykonał 50 audytów w tym 5 audytów dotyczących projektów PFRON
Załączniki:
